Política de tratamiento de datos personales
Última actualización: pendiente de aprobación
Este documento es un borrador de trabajo. Contiene la estructura y el contenido base exigido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, pero no debe publicarse sin revisión de un abogado especializado en protección de datos, con atención particular al tratamiento de datos de menores de edad. Cada bloque marcado como pendiente requiere una decisión de la empresa, no una redacción.
- 1. Responsable del tratamiento
- 2. Alcance y definiciones
- 3. Datos que se recogen
- 4. Finalidades
- 5. Tratamiento de datos de menores
- 6. Derechos del titular
- 7. Procedimiento de consultas y reclamos
- 8. Medidas de seguridad
- 9. Transferencia y transmisión a terceros
- 10. Vigencia
1. Responsable del tratamiento
Razón social, NIT, domicilio, correo electrónico y teléfono de la empresa responsable. Nombre del área o persona encargada de atender las solicitudes de los titulares. Todos son datos obligatorios.
2. Alcance y definiciones
Esta política aplica a toda la información personal que Aulas Vivas trata en el marco de la prestación de sus servicios a instituciones educativas.
Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Responsable: quien decide sobre el tratamiento. Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
En la operación de la plataforma, la institución educativa actúa como responsable de los datos de su comunidad, y Aulas Vivas como encargado del tratamiento por cuenta de ella.
Validar esta calificación con el abogado. De ella depende quién responde ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y debe quedar reflejada igual en el contrato con cada institución.
3. Datos que se recogen
Los datos recogidos, su finalidad y su plazo de conservación están detallados en la página de seguridad y privacidad, en lenguaje comprensible.
No se recogen datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: no se solicita información sobre salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual ni datos biométricos.
Definir con el equipo técnico si el procesamiento de voz constituye o no tratamiento de un dato biométrico. Si la voz se conserva en algún momento, la respuesta cambia y esta sección debe reescribirse por completo.
4. Finalidades
- Prestar el servicio educativo contratado por la institución
- Permitir que el docente haga seguimiento al proceso de sus estudiantes
- Entregar a la institución indicadores agregados de uso y aprendizaje
- Atender solicitudes de soporte técnico
- Cumplir obligaciones legales y contractuales
Los datos no se usan para publicidad, no se ceden a terceros con fines comerciales y no se emplean para entrenar modelos de terceros.
Confirmar la última afirmación con el equipo técnico antes de publicar, revisando los términos de los proveedores de inteligencia artificial que se utilicen. Es una declaración con consecuencias legales.
5. Tratamiento de datos de menores
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes es excepcional y solo procede cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales.
- Se requiere autorización previa y escrita del padre, madre o representante legal
- La autorización puede revocarse en cualquier momento, sin justificación
- Al revocarse, se suspende el acceso del estudiante y se procede a la eliminación de sus datos
- Se informa al menor, en lenguaje adecuado a su edad, sobre el uso de su información
Esta sección es la de mayor riesgo jurídico de todo el documento y la que más atención requiere del abogado.
6. Derechos del titular
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando proceda; acceder gratuitamente a sus datos.
7. Procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes se presentan por escrito al correo del responsable, indicando nombre del titular, la solicitud concreta y los datos de contacto para la respuesta.
Publicar el canal de recepción y los plazos de respuesta aplicables según la normativa vigente. Verificar los términos exactos con el abogado antes de comprometerlos por escrito.
8. Medidas de seguridad
Cifrado de la información en tránsito y en reposo; control de acceso por institución y por rol; registro de accesos; copias de respaldo periódicas; y procedimiento definido de atención a incidentes de seguridad.
Detallar las medidas concretas implementadas, sin exagerar. Describir certificaciones o controles que no se tienen constituye publicidad engañosa.
9. Transferencia y transmisión a terceros
Enumerar todos los proveedores que tratan datos por cuenta de Aulas Vivas —alojamiento, procesamiento de voz, modelos de lenguaje, analítica—, indicando el país donde se procesa la información y el contrato que respalda cada transferencia internacional. Sin esta lista, la política está incompleta ante la ley.
10. Vigencia
Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.
Fecha de entrada en vigencia y mecanismo de notificación de cambios.