Qué datos recogemos, para qué y por cuánto tiempo.
Esta página está escrita para que un padre de familia la entienda sin ayuda. La versión jurídica completa está en la política de tratamiento de datos.
Cinco reglas que no negociamos.
Recogemos lo mínimo
Si un dato no es necesario para que la clase funcione, no se pide.
No vendemos ni compartimos
Los datos no se venden, no se ceden con fines comerciales y no se usan para publicidad.
La información es de la institución
El colegio es el responsable de los datos de sus estudiantes. Nosotros los tratamos por encargo suyo.
Nada se guarda para siempre
Cada tipo de dato tiene un plazo de conservación definido, y al vencerse se elimina.
Se puede pedir la eliminación
Cualquier acudiente puede solicitar que se borren los datos de su hijo, y se hace.
Qué se recoge de cada persona.
De los estudiantes
| Dato | Para qué | Cuánto se conserva |
|---|---|---|
| Nombre y apellido | Que el docente sepa quién es quién y que el tutor lo trate por su nombre | Mientras esté matriculado |
| Grado y grupo | Asignar las clases que corresponden | Mientras esté matriculado |
| Institución | Separar la información de cada colegio | Mientras esté matriculado |
| Transcripción de las conversaciones académicas | Que el estudiante pueda retomar su clase donde iba, generar los indicadores agregados del grupo y activar la protección automática. Ninguna persona las lee de forma rutinaria | Hasta el final del año lectivo |
| Avance en cada clase | Saber qué completó y qué le costó | Hasta el final del año lectivo |
| Participación en comités y sus actas | Documentar las sesiones de los órganos escolares, como lo exige su funcionamiento. A diferencia de las conversaciones con el tutor, las actas son documentos institucionales consultables según el reglamento del colegio | Definido por la institución |
Qué no se pide: documento de identidad, dirección de residencia, datos de salud, fotografías, ubicación, contactos del teléfono ni información de la familia.
De los docentes y directivos
| Dato | Para qué | Cuánto se conserva |
|---|---|---|
| Nombre y correo institucional | Acceso a la plataforma | Mientras trabaje en la institución |
| Asignaturas y grupos a cargo | Asociar sus clases y sus estudiantes | Mientras trabaje en la institución |
| Clases diseñadas | Ejecutarlas y permitir su reutilización | Definido por la institución |
| Registro de accesos | Seguridad y auditoría | Un año |
Confirmar cada plazo de conservación con el equipo técnico y con el abogado. Los valores de esta tabla son una propuesta de partida, no una decisión tomada. Deben coincidir exactamente con lo que diga la política de tratamiento de datos.
La pregunta que más nos hacen los padres.
La clase ocurre hablando, así que es razonable preguntar qué pasa con la voz del estudiante. La respuesta corta: la voz se convierte en texto para poder continuar la conversación, y es ese texto —no el audio— lo que queda guardado y lo que el docente puede revisar.
Confirmar con el equipo técnico y describir aquí con precisión: si el audio se conserva en algún momento y por cuánto tiempo, si el procesamiento ocurre en Colombia o en el exterior, y qué proveedores intervienen. Esta es la pregunta más sensible de todo el sitio y la respuesta debe ser exacta, no tranquilizadora.
Quién puede ver qué.
El principio es uno: la conversación de cada persona con su tutor es personal e intransferible. Ni el docente, ni el rector, ni los acudientes, ni el equipo de Aulas Vivas leen las conversaciones de forma rutinaria. Sobre ese principio, esto es lo que cada quien sí ve:
- El estudiante es el único que ve su propia conversación completa, y puede releerla cuando quiera.
- El docente de la asignatura recibe indicadores de su grupo: quién completó cada clase, qué temas concentraron dudas (agregado y sin nombres) y quién quedó listo para sustentar. Nunca transcripciones.
- El rector y los coordinadores ven indicadores agregados del colegio, por grado y por área.
- El acudiente no lee las conversaciones de su hijo de forma rutinaria, pero conserva los derechos que la ley le otorga sobre los datos personales del menor: puede solicitar formalmente copia de su información y pedir su eliminación.
- El equipo de Aulas Vivas accede únicamente ante una solicitud formal de la institución o una obligación legal, con registro de quién accedió, a qué y cuándo.
- Ninguna otra institución ve nada. La separación entre colegios es total.
Punto para el abogado: precisar cómo se armoniza el carácter privado de las conversaciones con el derecho de los representantes legales a acceder a los datos personales de sus hijos menores de edad (Ley 1581 de 2012). La redacción de esta sección depende de esa definición y no debe publicarse sin ella.
Privada no significa desatendida.
Que ninguna persona lea las conversaciones no significa que un menor quede solo frente a cualquier situación. La plataforma cuenta con un sistema automático que detecta señales de riesgo —indicios de autolesión, de maltrato, de peligro para el estudiante o para otros— y, cuando aparecen, genera una alerta a la persona que la institución haya designado, siguiendo el protocolo que la institución defina.
La alerta comunica que existe una situación que requiere atención y de qué tipo es. La conversación sigue siendo privada: lo que se activa es el acompañamiento humano que el caso necesite, por los canales del colegio.
Definir con la institución y con el abogado: qué categorías de riesgo generan alerta, a quién llega, en qué plazo debe atenderse, y si en casos graves definidos por ley procede acceso al contenido de la conversación y bajo qué autorización. Este protocolo debe existir por escrito antes de que el primer estudiante use la plataforma.
Cómo pedir, corregir o borrar información.
La Ley 1581 de 2012 le da derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, y a revocar la autorización que dio para tratarlos. Para ejercerlos, escriba a la institución educativa o directamente a nosotros.
Falta publicar: correo del responsable de tratamiento de datos, dirección física de notificaciones, y el plazo de respuesta a las solicitudes. Estos tres datos son obligatorios por ley y hoy no están.